Phương pháp lập bản kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả trong 8 bước

Kế hoạch làm việc là một bản tóm tắt những điều phải làm nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, giúp người xem nắm được toàn bộ nội dung, hiểu rõ tính chất của công việc.

Dù còn đi học hay đã đi làm thì việc lập kế hoạch rõ ràng bằng sổ kế hoạch cá nhân sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách có hiệu quả hơn. Ngoài ra, kế hoạch làm việc còn giúp bạn chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ, dễ thực hiện và làm rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ. 

Vậy phải lên kế hoạch ra sao? thực hiện theo các bước nào để bản kế hoạch mang lại hiệu quả như mong muốn? Chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu hơn vấn đề này.

Dưới đây là 7 bước giúp bạn có được một kế hoạch công việc khoa học và hợp lý, mang lại hiệu quả cao

1. Phải hiểu rõ việc lập kế hoạch nhằm mục đích gì?

Bản kế hoạch công việc được lập ra với nhiều lý do khác nhau. Việc xác định trước mục đích sẽ giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn. Cần lưu ý rằng hầu hết các kế hoạch làm việc chỉ nên áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 6 tháng hoặc 1 năm).

Một kế hoạch công việc cần được đầu tư xây dựng, sắp xếp trình tự chi tiết. Nhờ vậy, bạn biết mình cần làm gì trong thời điểm nào, hỗ trợ quản lý thời gian, đầu tư thực hiện công việc đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Việc lên kế hoạch cho phép bạn kiểm soát và phân bổ tài chính phù hợp. Dù kế hoạch có thể thay đổi đôi chút vì một vài lý do khách quan nhưng bạn chỉ cần chỉnh sửa chứ không phải làm lại từ đầu.

2. Viết phần giới thiệu và thông tin chung về kế hoạch

Với một kế hoạch làm việc chuyên nghiệp, bạn cần có phần giới thiệu và thông tin chung. Phần này giúp mọi người có cái nhìn tổng thể về dự án. 

Phần giới thiệu nên được ghi ra một cách ngắn gọn và lôi cuốn. Hãy đề cập lý do bạn lập kế hoạch. Giới thiệu (những) dự án mà bạn sẽ tham gia trong thời gian này. 

Phần thông tin chung cần làm nổi bật lý do lập kế hoạch. Ví dụ, đưa ra những thông tin chi tiết hoặc phân tích báo cáo gần đây, bạn thấy xuất hiện vấn đề gì hoặc bạn nhận được kiến nghị, phản hồi gì cần xử lý trong các dự án trước đây.

3. Xác định mục đích, mục tiêu một cách rõ ràng

Mục đích và mục tiêu có liên quan đến nhau vì đều hướng đến những gì mà bạn mong muốn đạt được trong kế hoạch làm việc. Mặc dù vậy, chúng cũng có sự khác nhau; mục đích thì khái quát hơn, còn mục tiêu thì rõ ràng hơn.

Mục đích tập trung vào bức tranh tổng thể của dự án. Bạn có thể xác định mục đích bằng cách liệt kê những kết quả cuối cùng của dự án mà bạn mong muốn. Viết mục đích một cách rõ ràng; ví dụ như hoàn thành bản khảo sát hoặc nghiên cứu nhiều hơn về công việc viết lách.

Mục tiêu cần cụ thể và rõ ràng. Nói cách khác, khi bạn hoàn thành một mục tiêu nào đó, bạn có thể gạch bỏ nó khỏi danh sách. 

Nên tách các mục tiêu thành ngắn, trung và dài hạn nếu chúng khác nhau. Ví dụ, mục tiêu ngắn hạn của công ty là tăng số lượng người mua sản phẩm trong 3 tháng lên 30% sẽ rất khác với mục tiêu dài hạn là củng cố sự có mặt của thương hiệu trên các phương tiện truyền thông trong năm tới.



Mục tiêu thường được viết ra dưới dạng chủ động và sử dụng động từ hành động với ý nghĩa rõ ràng thay vì sử dụng động từ có ý nghĩa chung chung.

4. Xác định các mục tiêu theo nguyên tắc SMART

SMART là một cụm từ viết tắt trong tiếng anh chỉ các tiêu chí của một kế hoạch làm việc có kết quả rõ ràng và có thể thực hiện.

Cụ thể (Specific): Bạn cần xác định mục tiêu dựa trên năng lực và hoàn cảnh hiện tại của bản thân. Lưu ý là không nên đề ra mục tiêu quá cao, tránh tình huống không thực hiện được sẽ làm bạn mất niềm tin vào việc lập kế hoạch dài hạn.

Có thể đo đạc (Measurable): Con số cụ thể là bao nhiêu (đạt được bao nhiêu điểm, %, VND, kg, tấn, khách hàng,...).

Ví dụ bạn lên kế hoạch để "các trường hợp nhiễm HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam sẽ giảm 20% vào năm 2020?". Bạn cần phải có một số liệu gốc để thiết lập sự thay đổi số lượng. Vì nếu không biết tỷ lệ mắc bệnh HIV/AIDS ở trẻ sơ sinh Việt Nam thì bạn sẽ không thể nói một cách chắc tỉ lệ giảm 20% là bao nhiêu?

Có thể đạt được (Achievable): Chúng ta có thể hoàn thành trong thời gian được giao với những nguồn lực sẵn có? Phải đưa ra những mục tiêu mang tính thực tế  đi kèm với những ràng buộc. 

Liên quan đến mục đích (Relevant): Mỗi mục tiêu đều phải hướng tới 1 mục đích chung, liên quan đến tầm nhìn chung đó là liên quan đến mục tiêu dài hạn.

Giới hạn về thời gian (Time bound): Hãy giới hạn cho mục tiêu của mình trong thời gian là bao lâu ví dụ như trong 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn một chút... bằng cách này chúng ta sẽ hoàn thành mọi việc đúng hạn và có kỷ luật. Hãy chia nhỏ các mục tiêu lớn để thực hiện dễ dàng hơn.

==> Tham khảo bài viết 5 mẹo giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng hơn

5. Xác định các nguồn lực có sẵn

Liệt kê bất cứ thứ gì cần thiết có thể giúp bạn đạt được mục đích và mục tiêu. Các nguồn lực sẽ có sự khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của kế hoạch làm việc.

Ở văn phòng, nguồn lực có thể bao gồm ngân sách tài chính, nhân sự, chuyên gia, không gian văn phòng và tài liệu,...

Trong môi trường học tập, nguồn lực có thể bao gồm cơ sở học tập, tài liệu nghiên cứu như sách, báo và tạp chí, thầy cô hoặc những ai khác có thể giúp bạn nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào.

6. Đưa ra những ràng buộc

Ràng buộc là trở ngại có thể xuất hiện trên con đường làm việc để đạt được mục đích và mục tiêu. Ví dụ, khi thực hiện bản khảo sát cho trường học, thời gian biểu quá dày đặc, khiến bạn khó có thể thực hiện việc khảo sát và viết báo cáo một cách tốt nhất. Vì thế, thời gian biểu dày đặc sẽ là một ràng buộc và bạn cần cắt bỏ một vài việc trong kỳ học để hoàn thành kế hoạch một cách hiệu quả.

7. Đưa ra chiến lược rõ ràng

Xem xét kế hoạch làm việc, quyết định cách sử dụng nguồn lực, cách vượt qua những ràng buộc để đạt được mục đích và mục tiêu.

Liệt kê những bước hành động cụ thể. Xác định những việc cần làm hàng ngày hoặc hàng tuần để cuối cùng có thể hoàn thành mục tiêu. Bạn có thể cân nhắc việc sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc lịch cá nhân để sắp xếp những công việc này.

Khi lập kế hoạch, bạn luôn phải dành ra một khoảng thời gian dự phòng hợp lý cho những phát sinh ngoài dự kiến. Trong quá trình thực hiện, nếu có công việc phát sinh, bạn nên xem xét yếu tố cấp bách, quan trọng để quyết định thời gian tiến hành.

Lời khuyên


  • Đặt những mốc quan trọng nếu dự án của bạn đặc biệt lớn: Việc đặt những mốc quan trọng xuyên suốt dự án sẽ làm nổi bật những mục tiêu nhất định trong từng giai đoạn. Những mốc quan trọng cũng giúp bạn nhận thấy kế hoạch đã thực hiện tới đâu và có theo kịp tiến độ.
  • Hãy lập kế hoạch công việc phù hợp với bản thân: Kế hoạch làm việc có thể chi tiết, khái quát như bạn muốn hoặc theo một yêu cầu nào đó. Chúng có thể được viết trên một trang giấy hoặc được tạo ra trên phần mềm chuyên nghiệp sử dụng đồ thị và màu sắc. Bạn hãy cân nhắc, áp dụng cách mà bạn thấy hợp lý và hiệu quả nhất với mình.

Lập kế hoạch công việc bằng sổ tay kế hoạch cuộc sống



·      Việc lên kế hoạch công việc hàng ngày thống qua sổ kế hoạch cá nhân sẽ phát huy hết tác dụng của nó, giúp bạn thành lập được thói quen ghi chép một cách dễ dàng thông qua những biểu mẫu có sẵn trong sổ.

Sổ tay thông thái E-smart Notebook được thiết kế phù hợp với mục đích viết lách, quản lý công việc, quản lý thời gian, quản lý tài chính, qua đó mang lại trải nghiệm ấn tượng hơn hẳn so với các dòng sổ tay thông thường khác.

Chỉ cần duy trì việc ghi sổ kế hoạch cá nhân hàng ngày trên cuốn sổ tay thông minh này sẽ giúp cho bạn tránh được những sai sót không đáng có xảy ra và đạt được hiệu quả cao trong mọi công việc.

Tìm hiểu thêm sản phẩm Sổ tay thông thái tại
Đia chỉ: 103/23 Nguyễn Hồng Đào, P.14, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Hotline: 0886 616 404 - 083 777 2929
Gmail: tinphatloc@gmail.com
Website: sotaythongthai.vn 




Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sổ tay thông thái E-smart Notebook - Thành công của bạn, thành công của chúng tôi.

Cách ghi chép sổ tay theo mục đích sử dụng

Tìm hiểu 6 cuốn sổ tay giúp cuộc đời của bạn trở nên tốt hơn