Hướng dẫn lập kế hoạch làm việc để đạt được mục tiêu hiệu quả

Trong bất cứ việc gì, nếu bạn muốn đạt được thành công thì trước hết cần phải đặt ra mục tiêu rõ ràng ngay từ ban đầu.


Mục tiêu là cái đích mà chúng ta muốn đạt tới trong một khoảng thời gian hoặc về một công việc nào đó. Kỹ năng xác định mục tiêu không chỉ giúp bạn định hướng cuộc sống mà còn là chuẩn mực để đánh giá xem bạn có đang thực sự thành công hay không.

Quá trình lập kế hoạch làm việc sẽ hiệu quả khi bắt đầu với một mục tiêu và có tầm nhìn rõ ràng. Bản kế hoạch công việc càng rõ ràng, chi tiết sẽ giúp bạn luôn chú tâm vào mục tiêu đã đề ra. Bạn có thể đạt được gần như mọi mục tiêu mà bản thân mình mong muốn khi định hình ra một kế hoạch hợp lý.


1. Vậy phải lập kế hoạch như thế nào?

Ghi lại mọi thứ một cách chi tiết

Trong quá trình lập kế hoạch làm việc, bạn cần ghi chú về mọi chi tiết. Sẽ rất hữu ích khi dán nhãn để phân loại các mục tiêu khác nhau. Ví dụ như:
  • Các ý tưởng/ghi chú linh tinh
  • Lịch trình làm việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
  • Các cột mốc, thời điểm quan trọng cần ghi nhớ
  • Công việc cần làm tiếp theo
  • Các cá nhân có liên quan/ thông tin liên hệ

Hiểu rõ điều bạn muốn

Khi bạn càng biết rõ về việc mình muốn làm, kế hoạch của bạn sẽ càng dễ thành công. Nên cố gắng xác định cụ thể điều mà bạn muốn đạt được, càng sớm càng tốt – tốt nhất là trước khi bắt đầu thực hiện.

Lập kế hoạch một cách cụ thể và bám sát thực tế



Việc đặt mục tiêu rõ ràng chỉ là sự khởi đầu, bạn cần phải cụ thể và thực tế trong mọi mặt của bản kế hoạch. Ví dụ như đặt ra các lịch trình, các mốc quan trọng và kết quả cuối cùng một cách rõ ràng và khả thi.
  • Việc suy nghĩ cụ thể và thực tế khi lập kế hoạch cho một dự án lớn là một cách tích cực để giảm stress.
  • Ví dụ, để hoàn thành luận văn đúng thời hạn, bạn cần viết khoảng 5.000 từ mỗi tháng, như vậy bạn sẽ có vài tháng còn lại để điều chỉnh các ý tưởng.

Đặt ra các cột mốc hợp lý

Các cột mốc đánh dấu các thời điểm quan trọng trong quá trình tiến đến mục tiêu cuối cùng. Bạn có thể đặt ra các cột mốc bằng cách bắt đầu từ kết quả và đi ngược lại thời điểm hoàn cảnh hiện tại.
  • Việc đặt ra các cột mốc có thể giúp bạn duy trì động lực bằng cách chia khối lượng công việc thành các phần nhỏ hơn và các mục tiêu rõ ràng hơn, nhờ đó bạn không cần phải đợi cho đến khi hoàn thành toàn bộ dự án mới có cảm giác đạt được kết quả nào đó.
  • Thời gian thực hiện các cột mốc không nên quá dài hoặc quá ngắn – mỗi giai đoạn nên kéo dài trong khoảng 2 tuần được xem là có hiệu quả nhất.
  • Ví dụ: Khi viết luận văn, bạn không nên đặt ra các cột mốc dựa trên mục tiêu hoàn thành các chương, vì việc này có thể mất đến vài tháng. Thay vào đó, hãy phân chia thành các giai đoạn ngắn hơn (có thể dựa trên số lượng từ được viết) trong thời gian 2 tuần và tự thưởng cho mình khi hoàn tất.

Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ

Nếu cảm thấy đuối sức với một nhiệm vụ lớn, bạn có thể giảm căng thẳng và khiến nhiệm vụ đó khả thi hơn bằng cách chia thành những phần nhỏ và dễ thực hiện hơn.

Ví dụ: Phần tham khảo tài liệu thường là chương khó nhất, vì nó tạo nên nền tảng cho bài luận văn. Để hoàn thành phần tham khảo tài liệu, bạn cần đọc và phân tích một khối lượng lớn tài liệu trước khi bắt đầu viết. Bạn có thể chia nhiệm vụ này thành ba phần nhỏ hơn: nghiên cứu, phân tích và viết. Thậm chí bạn còn có thể chia nhỏ hơn nữa bằng cách chọn những bài viết và những cuốn sách cụ thể cần đọc, đặt thời hạn cho việc phân tích và viết.

Việc chia mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ sẽ giúp bạn dễ dàng nhìn nhận được toàn cảnh công việc hơn. Và 1 lý do khác nữa đó là khi bạn hoàn thành những mục tiêu nhỏ, bạn sẽ có sự phấn khích và có thêm nhiều động lực để hoàn thành những mục tiêu tiếp theo 1 cách hiệu quả hơn.

Xây dựng lịch trình

Viết ra một danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt đến các cột mốc. Nhưng nếu chỉ liệt kê các việc cần làm thì sẽ không có hiệu quả, bạn phải đưa ra các hành động cụ thể, thực tế.

Ví dụ: Bằng việc chia nhỏ phần tham khảo tài liệu, bạn sẽ viết chính xác những việc cần làm và đưa ra khung thời gian cụ thể. Cần một hoặc hai ngày để đọc, phân tích và viết về một chủ đề.

Đặt lịch trình cho mọi việc

Nếu không có các khung thời gian cụ thể, chắc chắn công việc của bạn sẽ kéo dài vượt quá thời gian cho phép

Dù cho bạn chọn bất cứ mục tiêu nào cho giai đoạn nào trong lịch trình công việc, thì bạn đều cần phải gắn khung thời gian vào hoạt động đó.

Gạch đi các mục đã hoàn thành

Việc gạch đi các nhiệm vụ đã đạt được không chỉ đem lại cho bạn cảm giác hài lòng mà còn giúp bạn theo dõi để khỏi quên những việc đã làm xong.

Điều này đặc biệt quan trọng khi làm việc nhóm. Nếu bạn làm việc chung với những người khác, hãy cân nhắc sử dụng công cụ quản lý công việc để họ có thể kiểm tra khi ở bất cứ đâu.

Không được dừng lại đến khi hoàn thành mục tiêu

Khi kế hoạch của bạn đã được thiết lập, các cột mốc đã được đặt lịch trình, bước kế tiếp sẽ khá đơn giản: bắt tay vào thực hiện các hành động hàng ngày để đạt được mục tiêu.

Có thể thay đổi thời gian linh hoạt để phù hợp với mục tiêu

Đôi khi, hoàn cảnh hoặc các sự cố ngoài lề có thể xuất hiện và cản trở mục tiêu hoàn thành đúng thời hạn.

Nếu điều này xảy ra, bạn cũng đừng nản chí, hãy xem lại bản kế hoạch và tiếp tục cố gắng hướng về phía trước, vươn tới mục tiêu.

==> Xem thêm phương pháp lập bản kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả trong 8 bước

2. Quản lý thời gian hợp lý

Xây dựng thời gian biểu hiệu quả

Dù bạn đang dùng một phần mềm quản lý công việc hay viết ra sổ tay ghi chú, bạn vẫn cần một thời gian biểu lập kế hoạch theo từng giờ, từng ngày hoặc từng tuần. Thời gian biểu cần phải dễ đọc và dễ sử dụng; nếu không, bạn sẽ không thể tận dụng được lợi ích của nó.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc viết những mục tiêu ra giấy sẽ tăng khả năng tập trung hơn. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên dùng thời gian biểu viết tay để dự trù thời gian cho công việc.

Tránh dùng danh sách những việc cần làm

Vậy là bạn có một danh sách dài những việc cần làm nhưng khi nào bạn sẽ thực hiện chúng? Bạn hãy phân ra thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ. Khi đã có lịch trình cho các công việc, khả năng bạn dành thời gian thực hiện sẽ cao hơn.

Khi đặt ra những khoảng thời gian cụ thể để làm việc (nhiều bảng lịch trình hàng ngày có chia các ô thời gian), bạn cũng sẽ thấy rằng mình sẽ ít bị trì hoãn hơn, lý do là vì bạn chỉ có một khoảng thời gian đã định để hoàn thành trước khi chuyển sang việc tiếp theo.

==> Xem thêm 5 mẹo giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng

Học cách phân chia thời gian

Việc phân chia thời gian sẽ giúp bạn biết còn bao nhiêu thời gian trong ngày. Hãy bắt đầu với các công việc quan trọng nhất, sau đó là những việc ít quan trọng hơn.
  • Lập thời gian biểu cho cả tuần. Chuẩn bị cho những ngày kế tiếp, bạn có thể điều chỉnh lịch trình của mình sao cho hiệu quả nhất.
  • Các chuyên gia khuyên rằng tốt nhất bạn nên lập thời gian biểu cho ít nhất 1 tháng.

Cần phân bố thời gian nghỉ ngơi vào thời gian biểu

Các nghiên cứu đã cho thấy việc phân bố thời gian nghỉ vào thời gian biểu hợp lý sẽ giúp công việc đạt hiệu quả hơn. Thực tế cho thấy thời gian làm việc quá dài sẽ làm giảm đi hiệu suất.

Tình trạng thiếu ngủ sẽ triệt tiêu tinh thần làm việc. Phải đảm bảo ngủ đủ 7 tiếng mỗi đêm nếu bạn là người lớn, hoặc 8,5 tiếng mỗi đêm nếu bạn còn ở tuổi thanh thiếu niên.

Các nghiên cứu chỉ ra việc dành thời gian mỗi ngày cho các liệu pháp “hồi phục có chiến lược” sẽ giúp nâng cao hiệu suất và sức khỏe tổng thể.

Dành thời gian để lập kế hoạch cho một tuần

Nhiều chuyên gia khuyên rằng nên đặt lịch trình ngay từ đầu tuần. Cân nhắc xem bạn có thể tận dụng từng ngày sao cho hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu.

Rà soát lại khối lượng công việc và các hoạt động xã hội của bạn; nếu thấy lịch trình dày đặc, bạn có thể bỏ bớt một số kế hoạch ít quan trọng.

Tuy nhiên điều này không có nghĩa là bạn phải gạt bỏ các hoạt động xã hội. Giao lưu với những người bạn tốt và phát triển các mối quan hệ thân thiết là điều nên làm.

==> Xem thêm cách quản lý thời gian để không bị lãng phí

Hình dung một ngày cụ thể trong lịch trình của bạn sẽ diễn ra như thế nào?

Quay lại với ví dụ về việc viết luận văn, một ngày thông thường của bạn có thể là:
  • 7 giờ sáng: Thức dậy
  • 7:15 sáng: Tập thể dục
  • 8:30 sáng: Tắm rửa và mặc quần áo
  • 9:15 sáng: Chuẩn bị bữa sáng và ăn sáng
  • 10 giờ sáng: Làm luận văn – viết (cộng thêm 15 phút nghỉ giải lao)
  • 12:15 trưa: Ăn trưa
  • 1:15 chiều: Kiểm tra email
  • 2 giờ chiều: Nghiên cứu và phân tích tài liệu (bao gồm 20-30 phút nghỉ giải lao/ăn nhẹ)
  • 5 giờ chiều: Dọn dẹp, kiểm tra email, đặt mục tiêu chính cho ngày mai
  • 5:45 giờ chiều: Rời bàn học, đi mua thực phẩm
  • 7:00 giờ tối: Chuẩn bị bữa tối, ăn tối
  • 9:00 giờ tối: Nghỉ ngơi – nghe nhạc
  • 10:00 giờ tối: Chuẩn bị giường ngủ, đọc trên giường (30 phút), ngủ

Không nhất thiết lập kế hoạch giống nhau cho tất cả các ngày

Bạn có thể chỉ dành 1 hoặc 2 ngày trong một tuần cho công việc, đôi lúc việc tạm ngưng công việc cũng hữu ích vì bạn có thể quay trở lại với một tinh thần tích cực hơn.

Ví dụ: Bạn chỉ cần viết và nghiên cứu vào các ngày thứ hai, thứ tư và thứ sáu; ngày thứ năm bạn có thể dành cho việc học nhạc.

Luôn dành thời gian cho những chuyện có thể phát sinh

Cộng thêm một chút thời gian vào mỗi khi lập kế hoạch công việc, phòng khi có những ngày làm việc chậm hoặc bị gián đoạn không lường trước được. Bạn nên cho mình gấp đôi thời gian dự trù để hoàn thành công việc – nhất là trong giai đoạn đầu.

Khi đã thoải mái với công việc của mình hoặc xác định được một nhiệm vụ chiếm bao nhiêu thời gian, bạn có thể giảm bớt thời gian dự trù. Nhưng việc dành một khoảng thời gian dư ra cho mỗi nhiệm vụ luôn là ý tưởng khôn ngoan.

Hãy linh hoạt và đừng tạo áp lực cho bản thân

Bạn cần sẵn sàng điều chỉnh lịch làm việc trong quá trình thực hiện, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Việc sử dụng bút chì khi lập thời gian biểu sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho bạn.

Một việc cũng khá hữu ích nữa là dành ra một hoặc hai giờ để ghi vào lịch trình những việc bạn làm từng ngày trong quá trình thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn biết mình đã sử dụng thời gian như thế nào và mỗi nhiệm vụ chiếm bao nhiêu thời gian.

Đừng để mạng xã hội khiến bạn kiệt quệ tinh thần

Giới hạn thời gian kiểm tra email hoặc mạng xã hội. Bạn nên kiểm soát bản thân một cách chặt chẽ vì hoạt động này có thể tốn hàng giờ đồng hồ nếu cứ vài phút bạn lại kiểm tra chỗ này chỗ nọ.

Bước này bao gồm việc tắt điện thoại, nếu có thể, ít nhất là trong những lúc bạn thật sự muốn tập trung.

3. Duy trì động lực làm việc

Luôn giữ thái độ tích cực

Một thái độ tích cực là điều cơ bản cho việc hoàn thành mục tiêu. Hãy tin vào bản thân mình và những người xung quanh. Chống lại mọi lời độc thoại tiêu cực bằng những khẳng định tích cực.

Ngoài tinh thần lạc quan, việc ở bên cạnh những người lạc quan cũng đem lại lợi ích. Nghiên cứu đã cho thấy rằng người ta thường tiếp nhận các thói quen của những người ở bên cạnh; vì vậy, bạn hãy chọn bạn bè một cách khôn ngoan

Tự thưởng cho mình

Việc này rất cần thiết mỗi khi bạn đạt được đến một cột mốc. Hãy thưởng cho mình một thứ cụ thể, một bữa ăn ngon tại một nhà hàng yêu thích khi bạn chạm đến cột mốc hai tuần đầu tiên hoặc một bữa hẹn xem phim với bạn bè sau cột mốc hai tháng,...

Một chuyên gia có lời khuyên rằng bạn nên nhờ một người bạn giữ tiền và nói rằng họ chỉ đưa lại nếu bạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trước một thời hạn cụ thể. Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ, bạn của bạn sẽ giữ số tiền đó.

Tìm một mạng lưới hỗ trợ

Việc có bạn bè và gia đình bên cạnh là điều rất cần thiết. Quan trọng không kém là kết nối với những người có các mục tiêu tương tự như mục tiêu của bạn để mọi người có thể kiểm tra lẫn nhau.

Theo dõi sự tiến bộ của bản thân

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng sự tiến bộ chính là động lực lớn nhất trên hành trình hướng đến đích. Bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của mình bằng cách gạch đi các nhiệm vụ đã hoàn thành trong quá trình thực hiện.

Đi ngủ sớm và dậy sớm

Khi xem lịch trình của những người làm việc có hiệu suất cao, bạn sẽ thấy rằng phần lớn trong số họ bắt đầu một ngày mới từ rất sớm. Họ thông thường có một thói quen nào đó vào buổi sáng để tạo động lực trước khi bắt đầu làm việc.

Những hoạt động tích cực để bắt đầu buổi sáng là tập thể dục (từ những động tác giãn cơ và yoga nhẹ nhàng cho đến một tiếng đồng hồ tập luyện tại phòng gym), ăn bữa sáng bổ dưỡng và dành ra 20-30 phút viết nhật ký.

Cho bản thân thời gian nghỉ ngơi

Những khoảng thời gian nghỉ giải lao là điều bắt buộc nếu bạn muốn duy trì động lực. Làm việc liên tục sẽ khiến bạn bị kiệt sức và giảm hiệu quả làm việc.

Ví dụ: Bạn hãy tránh xa máy vi tính, tắt điện thoại, chỉ ngồi ở nơi nào đó yên tĩnh và không làm gì cả. Nếu có ý tưởng nào đó lóe lên trong đầu, bạn hãy viết vào sổ tay; nếu không, bạn cứ tận hưởng thời gian thư thái của mình.

Ví dụ: Thiền. Tắt chuông điện thoại, tắt chuông báo tin nhắn và đặt thời gian đến 30 phút hoặc đến thời điểm nào đó thích hợp. Ngồi yên lặng và cố gắng thanh lọc tâm trí. Khi những suy nghĩ xuất hiện trong đầu, bạn hãy ghi nhận và cho qua. Ví dụ, suy nghĩ đó là về công việc, bạn hãy nói thầm trong đầu, “Công việc” và bỏ qua, cứ tiếp tục như vậy khi những ý nghĩ kéo đến.

Thả lỏng tâm trí

Thỉnh thoảng bạn hãy dành thời gian nghiền ngẫm về mục tiêu của mình và cảm giác khi đạt được mục tiêu đó. Điều này sẽ giúp bạn vượt qua những thời khắc khó khăn có thể xảy ra trên con đường vươn tới đích.

Xác định rằng để đến được mục đích cuối cùng sẽ không hề dễ dàng

Những điều quý giá đều sẽ không bao giờ dễ dàng đạt được. Có thể bạn phải giải quyết nhiều vấn đề hoặc phải vượt qua nhiều trở ngại khi hướng tới mục tiêu. Học cách chấp nhận thực tế khi nó xảy ra.

Nhiều chuyên gia ủng hộ tư duy sống trong hiện tại khuyên rằng người ta nên chấp nhận thất bại như thể đó là một phần trong dự định. Thay vì cáu gắt hoặc nổi giận, bạn hãy chấp nhận thất bại, rút ra bài học và tìm ra cách để hoàn thành mục tiêu khi hoàn cảnh thay đổi.

4. Xác định các mục tiêu của bạn

Viết ra những điều mà bạn mong muốn



Bạn có thể sử dụng sổ tay lên kết hoạch để viết ra những điều bạn mong muốn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn không hoàn toàn biết chắc mình muốn làm gì mà chỉ cảm thấy một cách mơ hồ.

Thường xuyên viết nhật ký là một cách tuyệt vời để kết nối với bản thân và cập nhật cảm giác của mình. Nhiều người quả quyết rằng việc viết nhật ký có thể giúp họ hiểu rõ những điều mà họ cảm thấy và mong muốn.

Tìm tòi nghiên cứu

Khi đã biết mình mong muốn điều gì, bạn hãy tiến hành nghiên cứu. Việc nghiên cứu các mục tiêu sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm tòi phương án tối ưu để đi đến đích.

Các diễn đàn trực tuyến như Reddit là một nơi tuyệt vời để thảo luận gần như về mọi đề tài, nhất là khi bạn muốn tham khảo ý kiến của những người trong cuộc về những nghề nghiệp nào đó.

Ví dụ: Khi viết luận văn, ban đầu bạn có thể băn khoăn không biết kết quả sẽ ra sao. Hãy xem những người khác đánh giá như thế nào về bài viết mà bạn đang làm. Điều này có thể giúp bạn đưa luận văn của mình ra công chúng hoặc tạo ra các cơ hội khác có lợi cho nghề nghiệp sau này của bạn.

Cân nhắc các phương án và chọn một phương án thích hợp nhất

Sau khi xem xét kỹ, bạn sẽ hình dung được từng phương án sẽ dẫn đến những kết quả nào. Điều này sẽ giúp bạn chọn con đường tốt nhất cho việc hoàn thành mục tiêu của mình.

Lưu ý về những vấn đề mục tiêu vốn có thể ảnh hưởng đến bạn

Các vấn đề này bao gồm những khó khăn có thể cản trở bạn đi đến đích, đó có thể là sự mệt mỏi về tinh thần, thiếu sự tìm tòi nghiên cứu hoặc các công việc ngoài dự tính.

Hãy linh hoạt

Các mục tiêu của bạn có thể thay đổi trên con đường hướng tới đích. Bạn hãy cho bản thân cơ hội điều chỉnh và hoàn thiện các mục tiêu. Tuy vậy, bạn đừng bỏ cuộc khi vấp phải khó khăn. Mất hứng thú và mất hy vọng là hai vấn đề khác nhau!

Lời khuyên

Bạn có thể áp dụng cùng một phương pháp lập kế hoạch và xác định mục tiêu cho các mục tiêu lớn hơn, dài hạn hơn như việc chọn nghề nghiệp chẳng hạn.

Nếu bạn cho rằng việc lập thời gian biểu là đơn điệu, hãy nghĩ thế này: Lịch trình hàng ngày, hàng tuần, thậm chí hàng tháng sẽ thường xuyên giúp bạn quyết định về những việc bạn sắp làm. Tâm trí bạn sẽ được giải phóng để tự do sáng tạo và tập trung vào những việc quan trọng hơn.



Để thực hiện được những điểu trên, bạn cần thói quen đặt mục tiêu và lập kế hoạch mỗi ngày. Bên cạnh đó, bàn cần nổ lực  làm đúng cam kết những mục tiêu đề ra để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Ngày nay, việc lên kế hoạch mục tiêu cho công việc hàng ngày, hàng tháng hay 1 năm sẽ không còn quá khó khăn nữa với sự xuất hiện của cuốn sổ tay thông thái. Sổ tay thông thái E-smart Notebook tích hợp các tính năng quản lý công việc, quản lý thời gian theo từng ngày và xuyên suốt 1 năm sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu cuối cùng 1 cách hiệu quả.


Tìm hiểu thêm sản phẩm Sổ tay thông thái tại
Đia chỉ: 103/23 Nguyễn Hồng Đào, P.14, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Hotline: 0886 616 404 - 083 777 2929
Gmail: tinphatloc@gmail.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sổ tay thông thái E-smart Notebook - Thành công của bạn, thành công của chúng tôi.

Cách ghi chép sổ tay theo mục đích sử dụng

Tìm hiểu 6 cuốn sổ tay giúp cuộc đời của bạn trở nên tốt hơn