Nên quản lý thời gian như thế nào để không bị lãng phí?

Cùng là 24 giờ một ngày, một số người luôn có đủ thời gian để làm mọi thứ họ muốn, trong khi một số người khác lại hối hả từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, gặp khó khăn để hoàn thành công việc hàng ngày.

Sự khác nhau có lẽ nằm ở kỹ năng quản lý và sử dụng thời gian của mỗi người. Quản lý thời gian kém làm giảm hiệu suất làm việc, chất lượng công việc và tạo nên những căng thẳng không đáng có về mặt tinh thần.



Bạn thường quản lý thời gian của mình như thế nào? Bạn có bao giờ cảm thấy mình không đủ thời gian để làm công việc trong ngày?

Mỗi người sẽ có cách thức quản lý thời gian là khác nhau. Tuy nhiên, một kế hoạch đúng đắn và hợp lý sẽ làm cho 24 giờ của chúng ta có hiệu quả nhất. 

Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn một cách tuyệt vời để quản lý thời gian 1 cách hợp lý qua đó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn!


1. Các bước thực hiện

Lên danh sách những việc phải hoàn thành

Trước khi có thể quản lý được thời gian, bạn cần biết mình phải quản lý những gì. Một danh sách từ các công việc thường ngày đến những việc quan trọng sẽ giúp bạn nắm bắt được các việc cần làm.
  • Chia nhiệm vụ theo từng mục ưu tiên
    • Ưu tiên 1: thời hạn đến 6 giờ chiều
    • Ưu tiên 2: thời hạn đến 6 giờ chiều ngày mai
    • Ưu tiên 3: thời hạn đến cuối tuần
    • Ưu tiên 4: thời hạn trong tuần sau
  • Bạn có thể thêm các mục nhỏ vào danh mục công việc ưu tiên. Ví dụ, nhiệm vụ ưu tiên 1 cần phải được thực hiện ngay lập tức, trong khi nhiệm vụ ưu tiên 2 đơn giản cần phải được thực hiện vào cuối ngày.
Cân bằng nỗ lực của bạn

Chia công việc đến hạn vào cuối tuần thành các phần việc nhỏ để thực hiện mỗi ngày, bắt đầu với các việc quan trọng trước.
  • Thực hiện công việc của ngày hôm nay. Tập trung vào những điều cần làm, đừng xao nhãng. Sau đó chuyển sang thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo. Sau khi kết thúc nhiệm vụ ngày hôm nay, đánh dấu đã hoàn thành chúng và tiến hành các công việc của ngày mai.
  • Khi công việc ngày mai đã hoàn thành, bạn có thể tiếp tục các công việc đến hạn vào cuối tuần và khi đã hoàn thành chúng, bạn có thể tiếp tục làm các việc đến hạn đầu tuần sau. Chia việc thành từng phần nhỏ để thực hiện thay vì cố gắng hoàn thành cùng một lúc để tránh gây mất thời gian. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn cũng như giảm bớt căng thẳng và tránh gây kiệt sức.
  • Hãy dành nhiệm vụ cuối cùng trong ngày cho việc lên danh sách những công việc cần làm vào ngày mai. Mỗi ngày nên kết thúc với một danh sách nhiệm vụ mới cho ngày hôm sau để bạn không bị lệch hướng.
Tập trung cao độ trong khoảng thời gian mà bạn làm việc hiệu quả nhất trong ngày

Với nhiều người, họ sẽ làm việc tốt hơn vào buổi sáng, số khác lại tập trung hơn vào buổi tối. Cho dù là khoảng thời gian nào thì bạn cũng cần phải tập trung cao độ để đem lại hiệu quả tốt nhất.

Quản lý thời gian theo chiều tăng dần

Bạn có thể bày trò chơi chạy đua với thời gian.
  • Làm việc trong mười lăm phút, sau đó nghỉ ngơi trong nửa giờ hoặc một giờ. Theo khoa học, trung bình mỗi học sinh học tập trong 45 phút và nghỉ ngơi 10 phút là tốt nhất.
  • Hãy đặt giới hạn thời gian để hoàn thành một phần công việc hoặc toàn bộ công việc.
Dành thời gian nghỉ ngơi

Hãy thêm khoảng nghỉ giữa các công việc để tái tạo lại năng lượng
  • Quyết định việc cần làm tiếp theo trong 5, 10 hoặc 15 phút giải lao. Bạn phải kiên định với quyết định của mình.
  • Giải lao khích lệ tinh thần bằng cách đem lại mong muốn cho bản thân bạn.
Theo dõi tiến trình thực hiện nhiệm vụ



  • Gạch bỏ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
  • Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm, thoải mái hơn. Vì bạn không chỉ hoàn thành nhiệm vụ, mà còn đem lại cảm giác trọn vẹn và tiếp thêm động lực cho bạn.
Đánh giá lại danh sách công việc 

Thường xuyên kiểm tra và phân lại ưu tiên cho danh sách nhiệm vụ.
  • Thêm nhiệm vụ mới vào danh sách. Bạn nên thực hiện cách này mỗi ngày, đặc biệt khi bạn chỉ mới bắt đầu chế độ quản lý thời gian.
  • Loại bỏ hoặc điều chỉnh các công việc bạn đã hoàn thành.
  • Uỷ thác công việc cho người khác. Bạn không cần thiết phải tự mình làm tất cả. Nó sẽ đạt được hiệu quả cao hơn nếu có thể giao nhiệm vụ cho người khác khi cần.
  • Sử dụng thiết bị công nghệ để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn. Công nghệ di động ngày nay có hàng chục, thậm chí hàng trăm ứng dụng để giúp bạn quản lý, thậm chí hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Dành thời gian để vui chơi

Mặc dù đôi khi cần phải tập trung toàn bộ năng lượng để hoàn thành một dự án lớn nhưng đôi khi bạn cũng cần phải thả lỏng. Điều này không chỉ giúp bạn làm mới tư tưởng, nó còn tái tạo lại năng lượng cần thiết. Không cần phải dành quá nhiều thời gian nhưng hãy nhớ dành một ít thời gian để thư giãn!

Ngủ từ 7 - 8 tiếng mỗi đêm

Ngủ đủ giấc sẽ giúp bạn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng. Bạn sẽ có thể suy nghĩ thông suốt hơn, làm việc hiệu quả hơn.

2. Lời khuyên

  • Tập trung vào nhiệm vụ bạn đang làm và đừng xao nhãng. Đầu tiên hãy hoàn thành công việc mà bạn đã bắt đầu, sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
  • Đặt các thiết bị gây xao nhãng như điện thoại, mấy chơi game ra xa khỏi tầm tay bạn.
  • Tránh ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc bằng cách vùi đầu vào các lịch trình không thực tế và khó hoàn thành.
  • Tận dụng các khoảng thời gian rảnh rỗi trong ngày. Cho dù là 15 phút giải lao giữa giờ học và giờ ăn trưa hoặc 20 phút khi bạn thức dậy mỗi sáng, để hoàn thành bất kỳ một việc gì, "tích tiểu thành đại".
  • Thực hiện công việc theo khả năng của bạn. Không cần vội vã.
  • Tiến hành công việc từ đầu đến cuối. Bạn có biết khoảnh khắc "Tôi đáng nhận được một phần thưởng!" hay không? Khoảnh khắc ấy thật tuyệt. Hãy đặt mục tiêu cho từng chặng công việc và mỗi khi hoàn thành, hãy tự thưởng cho mình một phần thưởng.
  • Lập các quy tắc riêng để đo thành tích đã đạt được trong mỗi chặng.
  • Bỏ qua khái niệm "mọi thứ phải được hoàn thành vào ngày hôm nay" để có thể tạo ra các ưu tiên thực tiễn hơn.
  • Cho phép bản thân dành khoảng thời gian ngắn giữa các nhiệm vụ để thực hiện vài công việc ngẫu nhiên, thực hiện một cuộc gọi, ăn bữa ăn nhẹ, làm các việc từ xa.
  • Quản lý thời gian có thể dễ dàng như việc viết nguệch ngoạc trên giấy các việc cần làm trong ngày hoặc cũng có thể phức tạp như lập bảng biểu trong máy tính với vô số cột và lịch. Kết quả bạn muốn sẽ được quyết định bởi phương pháp bạn chọn.
  • Theo dõi thời gian làm việc hiệu quả của bản thân thông qua đồng hồ. Một khi bạn biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một công việc, bạn có thể tạo một lịch trình cụ thể hơn. Chỉ cần biết rằng bạn có thể làm xong công việc trong không quá 30 phút sẽ tạo cho bạn động lực để hoàn thành nó.

Quản lý thời gian hiệu quả với sổ tay thông thái E-smart Notebook

Quản lý thời gian hiệu quả với sổ tay thông thái E-smart Notebook

Bên cạnh các phương pháp quản lý thời gian thì bạn cũng có thể đơn giản hơn với việc sử dụng sổ tay quản lý thời gian để lập kế hoạch công việc hàng ngày cho bản thân.

Dù chỉ là một cuốn sổ tay nhỏ bé, nhưng E-smart Notebook lại giúp ích cho bạn được rất nhiều đấy.
  • Ghi nhớ mọi công việc: Cuốn sổ tay quản lý thời gian này sẽ phát huy hết tác dụng của nó, giúp bạn thành lập được thói quen ghi chép một cách dễ dàng thông qua những biểu mẫu có sẵn trong sổ.
  • Nhận được đánh giá mỗi ngày: Bạn sẽ tiến bộ lên từng ngày, khi có thể biết được mọi kế hoạch cụ thể, hành động ra sao, kiểm tra quá trình làm và chỉnh sửa được mọi thứ.
  • Quản lý các mối quan hệ, quản lý tài chính dễ dàng: Bạn sẽ kiểm soát được chi tiêu cá nhân của mình, bạn sẽ không phải phung phí bất kỳ một khoản không cần thiết nào cả.
Quan trọng hơn, sổ tay quản lý thời gian E-smart Notebook chính là vũ khí nhắc nhở cho bạn biết được năng lực của bản thân là gì, bạn thật sự thích điều gì nhất.

Tìm hiểu thêm sản phẩm Sổ tay thông thái tại
Đia chỉ: 103/23 Nguyễn Hồng Đào, P.14, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Hotline: 0886 616 404 - 083 777 2929
Gmail: tinphatloc@gmail.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sổ tay thông thái E-smart Notebook - Thành công của bạn, thành công của chúng tôi.

Cách ghi chép sổ tay theo mục đích sử dụng

Tìm hiểu 6 cuốn sổ tay giúp cuộc đời của bạn trở nên tốt hơn