Hướng dẫn cách lên lịch làm việc hàng ngày cho người mới bắt đầu

Muốn phát triển sự nghiệp, công việc được thuận lợi thì đòi hỏi bất cứ ai cũng phải cần vạch ra 1 kế hoạch làm việc cụ thể, phù hợp với từng hoàn cảnh, từng giai đoạn.

Việc lên kế hoạch làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, nhờ đó mà bạn có thể làm được nhiều việc hơn, ít có khả năng quên công việc. 

Lên danh sách làm việc và duy trì nó hàng ngày có thể tốn chút thời gian để làm quen, nhưng ngược lại, bạn sẽ cảm thấy hài lòng khi bản thân mình đã làm điều đó, vì nó giúp bạn bớt căng thẳng, kiểm soát cuộc sống tốt hơn. 

Cách tốt nhất là chuẩn bị sẵn 1 danh sách công việc cần làm trong ngày và ghi chú lại trong cuốn sổ tay. Điều này sẽ giúp bạn tự điều chỉnh và theo dõi thái độ của mình 1 cách hiệu quả nhất.


1. Lập kế hoạch

1.1. Chọn một cuốn sổ tay phù hợp cho bản thân

Để đảm bảo việc lên kế hoạch và quản lý công việc hàng ngày của mình 1 cách thật logic thì không thể bỏ qua tầm quan trọng của cuốn sổ tay quản lý công việc.

Bạn phải đảm bảo rằng cuốn sổ tay ghi chú này có đủ chỗ để bạn liệt kê danh sách các công việc trong 1 ngày cần phải hoàn thành. Hãy chọn loại sổ phù hợp với nhu cầu, mong muốn của bạn và tập trung vào lựa chọn đó. Đừng dùng một sổ cho công việc, một cho đi học, một để quản lý thời gian, một để quản lý tài chính.
  • Cũng có nhiều loại sổ tay làm việc điện tử có thể đồng bộ hóa với điện thoại hoặc máy tính xách tay giúp bạn quản lý danh sách công việc dù ở bất cứ đâu. Ngoài ra, có nhiều ứng dụng giúp bạn lập lịch làm việc hàng ngày, tích hợp cả nhắc việc và hẹn giờ.
  • Có thể bạn muốn chọn sổ tay ghi chú công việc điện tử hoặc bằng giấy có các khoảng trống để ghi chú bên cạnh lịch làm việc. Việc này giúp bạn theo dõi không chỉ những gì bạn đã làm mà còn cả cách bạn làm như thế nào cũng như cảm nghĩ của bạn về công việc đó. Ví dụ, có thể ngay dưới mục "Đến phòng tập thể dục" trên lịch làm việc, bạn muốn không chỉ đánh dấu vào mục đó mà còn ghi chú là: "Đã chạy thêm 2km hôm nay và cảm thấy thật tuyệt!" Viết thêm các ghi chú có thể giúp bạn theo dõi thái độ của mình tốt hơn.


1.2. Sắp xếp nhiệm vụ

Bạn có thể dùng bút màu hoặc bút đánh dấu để đánh dấu phân loại các công việc khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tô màu đỏ đối với những nhiệm vụ liên quan đến công việc, màu xanh lam đối với hoạt động ở trường, màu xanh lá cây đối với việc nhà, màu da cam đối với các kỳ nghỉ và màu hồng đối với hoạt động thể dục. 

Khi đã phân biệt được các nhiệm vụ khác nhau cần lên lịch, bạn có thể nghiên cứu ưu tiên việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau
  • Sắp xếp và tô màu công việc cũng là cách để bạn hình dung phần lớn thời gian mình đã làm việc gì. Ví dụ, bạn thấy rất nhiều màu đỏ (công việc) và xanh lá cây (việc nhà) trong lịch làm việc, nhưng rất ít màu hồng (tập thể dục). Nhìn thấy việc tập thể dục rất ít sẽ giúp bạn có phân phối thời gian cho hoạt động này một cách hợp lý hơn.

1.3. Thiết lập các công việc ưu tiên

Điều quan trọng nhất trong quản lý công việc chính là xác định được nhiệm vụ nào quan trọng nhất, cái nào có thể làm sau. Giả sử ta có hai bài kiểm tra, một báo cáo thí nghiệm, một bài luận và phải trình bày cả hai trong cùng một tuần. Làm cách nào bây giờ!
  • Bạn hãy tự đặt câu hỏi cho chính bản thân mình để xem việc nào quan trọng hơn và thời gian hoàn thành là bao lâu: Nhiệm vụ nào đến hạn trước? Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian để hoàn thành nhất? Nhiệm vụ nào quan trọng nhất, xét về giá trị? Ví dụ, các bài kiểm tra, báo cáo thí nghiệm, bài luận, bài trình bày chiếm bao nhiêu phần trăm trong điểm thi cuối kỳ của bạn? Nhiệm vụ nào khó nhất.
  • Sau đó, bạn sẽ quyết định được đâu là việc cần ưu tiên. Chỉ có bạn mới là người hiểu rõ bản thân mình nhất nên hãy chọn cơ chế ưu tiên phù hợp với bạn.

1.4. Đánh dấu, làm nổi bật các công việc quan trọng



Sau khi đã xác định được công việc cần được thực hiện trước, hãy đánh dấu vào sổ ghi chú. Bạn có thể xem toàn bộ danh sách công việc hàng ngày và ghi chữ "A" bên cạnh những nhiệm vụ quan trọng cần làm đầu tiên, "B" cạnh những việc phải làm trước ngày hôm sau, "C" cạnh những nhiệm vụ phải hoàn thành trước thứ Sáu, v.v...

1.5. Giới hạn thời gian hoàn thành cho từng công việc

Ghi ra thời gian hoàn thành công việc dự kiến. Ví dụ, bạn có thể lên lịch cho một ngày nào đó để hoàn thành báo cáo (2 giờ), hoạt động thể thao (1 giờ), trả lời email nhân viên (30 phút). Điều thiết yếu là phân bố đủ thời gian để hoàn thành công việc. Lưu ý là nếu lên lịch quá dày chỉ khiến bản thân bị căng thẳng và phân bố thời gian công việc một cách không thực tế.
  • Hãy nhớ tính cả thời gian đi lại khi lên lịch làm việc. Ví dụ, bạn có cần di chuyển từ nhà hoặc công ty đến phòng tập gym hay không?

1.6. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi giữa các công việc

Hầu hết mọi người thường tính không đủ lượng thời gian để hoàn thành công việc. Hãy tính toán tất cả thời gian cần sử dụng; kể cả việc chuẩn bị thực hiện nhiệm vụ và thu dọn sau; điều này sẽ giúp bạn sắp xếp danh sách việc làm hàng ngày tốt hơn.
  • Luôn cố gắng tính dư thời gian làm việc thêm vài phút. Cộng thêm 25% vào thời gian dành để thực hiện nhiệm vụ trong lịch làm việc. Ví dụ, với một việc chỉ mất 4 phút thực hiện, hãy lên lịch làm trong 5 phút, với những nhiệm vụ mất 8 phút thực hiện, hãy lên lịch là 10 phút, v.v… Số phút dư ra như vậy sẽ được cộng vào và giúp bạn có thời gian đệm tránh bị muộn hoặc chậm lại.
  • Tự xem xét liệu còn có những nhiệm vụ nhỏ nào khác bên cạnh những nhiệm vụ lớn hơn mà cần đưa vào trong lịch làm việc? Ví dụ, bạn có cần tắm sau khi tập thể dục? Bạn có thường dành 15 phút tán gẫu với bạn mình trong phòng thay đồ? Hầu hết mọi người đều thấy thời gian tập thể dục lên lịch là 1 giờ nhưng thực tế kéo dài hơn 2 giờ.

1.7. Nên có những khoảng trống trong quản lý công việc



Giữ những khoảng trống ở cuối lịch dành cho những việc ít quan trọng hơn hoặc việc phát sinh trong tuần. Nếu hôm nay bạn có thời gian hoặc vào một lúc nào đó trong tuần, bạn có thể lên kế hoạch làm những việc như vậy để chuẩn bị trước. Những công việc bổ sung này có thể bao gồm dọn dẹp kho để đồ hay sắp xếp lại hệ thống khai thuế tại nhà. Đây là những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp, bạn cũng sẽ phải hoàn thành nhưng không gấp hoặc không có thời hạn cụ thể.

2. Bám sát lịch làm việc

2.1. Kiểm tra lịch làm việc một cách thường xuyên

Hãy tạo thói quen kiểm tra lịch làm việc mỗi sáng và tối để chuẩn bị tốt hơn cho ngày hôm sau. Mỗi ngày, bạn cần dành một vài phút, có thể sau bữa ăn sáng hay trong lúc di chuyển, xem lại việc gì cần hoàn thành trong ngày, cần bổ sung nhiệm vụ mới hay đánh dấu công việc đã làm xong.
  • Xem xét và chỉnh sửa lịch làm việc một vài phút trước khi bắt đầu thực hiện có thể là một cách hay để tạo động lực bắt đầu ngày mới!
  • Dùng đồng hồ hẹn giờ trên điện thoại hoặc máy tính để nhắc công việc hoặc các cuộc hẹn. Ví dụ, nhiều cuộc hẹn với bác sĩ hoặc nha sĩ đều được đặt trước từ rất lâu. Vì vậy, sẽ rất hữu ích khi hẹn giờ nhắc rằng còn khoảng một tuần nữa là đến cuộc hẹn. Bằng cách đó, bạn có thể lên kế hoạch công việc phù hợp.

2.2. Hoàn thành công việc theo mức độ ưu tiên

Sau khi đã xác định được danh sách công việc ưu tiên, hãy lần lượt làm từng việc theo thứ tự.

2.3. Điều chỉnh lịch làm việc khi cần thiết

Cho dù bạn nên bám càng sát lịch làm việc càng tốt nhưng đôi khi mọi việc xảy ra không theo dự tính đã định. Hãy chuyển những công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn sang ngày khác nếu có việc gấp hoặc nảy sinh xung đột.
  • Tuy vậy, chú ý đừng để các công việc tồn đọng quá nhiều hoặc thường xuyên. Nếu bạn thấy việc này thường xảy ra, hãy dành thêm thời gian cho từng nhiệm vụ trong lịch làm việc mỗi ngày thay vì lùi lại một vài ngày sau.

2.4. Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành

Với nhiều người, việc này như một phần thưởng! Nhớ chuyển những việc chưa hoàn thành trong ngày hôm nay sang lịch làm việc hôm sau.

2.5. Thưởng cho bản thân

Việc dành cho mình sự khích lệ tích cực sau khi hoàn thành nhiệm vụ và bám sát lịch làm việc là rất quan trọng. Sau khi làm xong việc của một ngày, hãy tự thưởng cho mình thời gian thư giãn trong bồn tắm, xem chương trình TV yêu thích hay một bữa ăn ngon. Bạn sẽ cảm thấy trọn vẹn và xứng đáng với những phần thưởng mà bạn đã đạt được.

2.6. Đánh giá và điều chỉnh công việc

Điều quan trọng là cần kiểm tra thường xuyên xem liệu lịch làm việc có phù hợp hay không. Một trong những cách để làm việc đó là nhìn vào lịch và đánh giá cảm xúc, suy nghĩ của bạn. Bạn có thấy hầu hết các nhiệm vụ đều được đánh dấu hoàn thành? Bạn có thấy năng suất làm việc tốt? Hay thực hiện công việc có hiệu quả? Nếu câu trả lời là "có", nghĩa là bạn đang quản lý công việc một cách hiệu quả!


  • Tuy nhiên, nếu bạn thấy quá nhiều nhiệm vụ thường xuyên bị tồn đọng sang ngày hôm sau, điều này sẽ khiến tinh thần bạn đi xuống rất nhiều; có lẽ bạn nên điều chỉnh lịch làm việc.
  • Xác định khu vực có vấn đề bằng cách nhìn vào lịch làm việc và xem công việc nào đang bị chậm lại. Có thể bạn cần đánh giá và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên nếu công việc đó quan trọng với bạn (ví dụ tập thể dục). Bạn cũng cần cân nhắc lại thời gian dành cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, thay vì dành 2 giờ để chuẩn bị vào buổi sáng, hãy cân nhắc giảm xuống còn 1 giờ trong ba ngày mỗi tuần và dành 30 phút chạy bộ trong số thời gian vừa dư ra đó.
  • Hãy nhớ rằng thay đổi lịch làm việc là chuyện thường xuyên và hoàn toàn bình thường. Phải mất nhiều thời gian thì chúng ta mới phân bố được lịch làm việc một cách phù hợp với bản thân mình.

Lời khuyên

  • Thời gian là tiền bạc. Duy trì việc quản lý công việc sẽ giúp bạn tận dụng thời gian bạn có.
  • Duy trì lịch làm việc có thể giúp bạn phát hiện ra những kiểu sinh hoạt thường bị bỏ qua. 
  • Lên lịch làm việc và bám sát vào đó có thể giúp bạn hiệu quả và năng suất hơn vì bạn gắn công việc vào thời hạn đã định trước. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tránh được lý do “Không có đủ thời gian!”.

Để quản lý công việc hàng ngày hiệu quả, 1 cuốn sổ tay thông thái E-smart Notebook có lẻ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho tất cả mọi người. E-smart Notebook là cuốn sổ tay ghi chép công việc được thiết kế có khung nội dung công việc để bạn lên kế hoạch, sắp xếp công việc cho ngày hôm sau, ghi chú note lại những điều cần thiết.

Sản phẩm sổ tay thông thái E-smart Notebook, giải pháp cho mọi vấn đề của bạn. Bạn có thể xem thêm các tính năng của nó và hướng dẫn mua hàng tại đây.

Bạn có thể mua cuốn sổ tay thông thái này và sử dụng để ghi chép, quản lý công việc hàng này xuyên suốt 365 ngày mà không cần phải thay mới bằng bất kỳ 1 cuốn sổ tay khác. Thật tiện lợi phải không nào?


Tìm hiểu thêm sản phẩm Sổ tay thông thái tại
Đia chỉ: 103/23 Nguyễn Hồng Đào, P.14, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Hotline: 0886 616 404 - 083 777 2929
Gmail: tinphatloc@gmail.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sổ tay thông thái E-smart Notebook - Thành công của bạn, thành công của chúng tôi.

Cách ghi chép sổ tay theo mục đích sử dụng

Tìm hiểu 6 cuốn sổ tay giúp cuộc đời của bạn trở nên tốt hơn