Bạn đã biết cách sử dụng sổ tay kế hoạch để hình thành thói quen tốt mỗi ngày?

Việc ghi chép luôn là một thói quen phổ biến của những người thành công nhất trên thế giới. Ngày nay, sổ tay như là một phần thiết yếu của sự thành công trong kinh doanh và cuộc sống hàng ngày.

Chính vì thế, thay vì vẫn tiếp tục với chiếc điện thoại của mình, bạn hãy bắt đầu với một cuốn sổ tay và cùng biến đổi mọi thứ. 

Không thể phủ nhận rằng sổ tay ghi chú kế hoạch hàng ngày sẽ giúp bạn cảm thấy đơn giản hơn trong việc ghi nhớ các cuộc hẹn, nhiệm vụ quan trọng, hạn chót của công việc,... 

Tuy nhiên, việc bắt đầu thói quen sử dụng, ghi chép, mang theo sổ kế hoạch sẽ rất khó khăn. Bởi vì lý do đó, trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra một số mẹo, gợi ý có thể giúp bạn kết hợp sổ kế hoạch cá nhân vào cuộc sống hàng ngày một cách hiệu quả.



1. Chọn loại sổ thích hợp cho bản thân mình

1.1. Hãy suy nghĩ bạn sẽ dùng sổ kế hoạch cá nhân vào công việc gì?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại sổ tay kế hoạch cuộc sống đáp ứng được các công việc và tính cách khác nhau. Bên cạnh một số loại sổ ghi chép đơn giản thì còn có rất nhiều loại sổ tay tích hợp các mục để ghi chú, lên kế hoạch cho công việc mội ngày.  

Bạn hãy tự trả lời các câu hỏi dưới đây để có thể chọn ra cuốn sổ phù hợp với mình:
  • Bạn có cần phần ghi số điện thoại?
  • Bạn sẽ dùng với mục đích chính là để ghi nhớ lại các sự kiện quan trọng?
  • Bạn cần cuốn sổ tay ghi chép kế hoạch trong khoảng thời gian một năm?
  • Bạn muốn sổ kế hoạch thay thế cho công cụ sắp xếp khác (như danh sách những việc cần làm)?
  • Bạn muốn một quyển sổ đơn giản hay có nhiều mục và nhiều phần khác nhau?
  • Bạn cần sổ kế hoạch cỡ nhỏ để vừa trong túi hoặc cỡ lớn để có đủ chỗ ghi chép trong các cuộc họp?
  • Bạn muốn sổ kế hoạch có nhiều chỗ trống cho các ngày trong tuần, hay chủ yếu dùng cho các hoạt động cuối tuần?

1.2. Hãy chọn sổ tay ghi chú kế hoạch phù hợp với nhu cầu của bạn

Sổ ghi chép kế hoạch hàng ngày có bán ở nhiều cửa hàng văn phòng phẩm, nhà sách và bán trên các trang thương mại điện tử. Giá cả có thể dao động từ vài chục ngàn đến trên vài triệu. Tuy tính thẩm mỹ bên ngoài là điều quan trọng nhưng bạn cũng cần phải chú ý đến cách bố trí các mục bên trong sổ. 

Nên chọn quyển có cách phân bố mà bạn thấy hài lòng, đồng thời hợp với phong cách và mục tiêu của bạn.

1.3. Cân nhắc về tính thẩm mỹ của sổ kế hoạch hàng ngày

Tuy chức năng và thiết kế bên trong là điều quan trọng nhất của cuốn sổ tay, Tuy nhiên, bề mặt bên ngoài hấp dẫn, bắt mắt cũng góp phần kích thích thói quen sử dụng sổ kế hoạch. 

Một số loại rất đơn giản với bìa da màu đen bọc ngoài. Cuốn sổ khác thì nổi bật, độc đáo với nhiều kiểu dáng và các mẫu thiết kế công phu. Hình thức nào cũng được miễn là nó phù hợp với môi trường làm việc của bạn. 

1.4. Chuẩn bị bút mực và bút chì

Sổ kế hoạch hàng ngày sẽ không mang lại lợi ích khi bạn chẳng viết gì vào đó. Nhớ chuẩn bị sẵn nhiều bút chì gọt nhọn và bút mực ở những nơi mà bạn thường dùng sổ kế hoạch nhất. Những nơi này bao gồm:
  • Cặp tài liệu hoặc túi xách 
  • Bàn làm việc
  • Bàn văn phòng
  • Nếu là người suốt ngày làm mất bút, bạn nên gài một cây bút chì dự phòng vào bên trong sổ (nếu sổ có chỗ để gài bút).


2. Sử dụng sổ kế hoạch hàng ngày như thế nào cho hiệu quả

2.1. Giữ quyết tâm sử dụng

Những người cam kết một cách mạnh mẽ thường giữ lời hứa. Thói quen rất khó thay đổi, nhưng hãy tự nhủ rằng khi quyết tâm thay đổi một việc nhỏ, bạn sẽ hình thành một thói quen mới.

Nhớ rằng những thói quen tốt chỉ có thể phát triển khi tập trung mỗi lần vào một việc, do đó bạn đừng ép buộc mình quá mức với những thói quen quản lý thời gian mới. Hiện tại bạn chỉ nên tập trung vào việc duy trì sổ kế hoạch hàng ngày.

2.2. Kể với một người bạn nào đó về ý định sử dụng sổ kế hoạch hàng ngày của bạn

Người ta thường duy trì được những thói quen mới của mình khi những người khác biết về những quyết tâm của họ và có thể hỗ trợ cho họ. Nói chuyện với một người bạn hoặc đồng nghiệp về quyết tâm mới của bạn. Có thể người bạn đó cũng đang muốn bắt đầu một thói quen mới bổ ích. Các bạn có thể nhắc nhở nhau cập nhật kế hoạch khi cần.

2.3. Mỗi ngày cất sổ kế hoạch một nơi cố định ở nhà và ở chỗ làm

Chỉ nên sử dụng một cuốn sổ để lập kế hoạch: nếu dùng hai cuốn sổ cùng một lúc, bạn sẽ không thể quản lý được các mục tiêu, nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, việc này khá rắc rối vì bạn cần phải đưa cả công việc ở nơi làm việc và cả ở nhà vào sổ kế hoạch hàng ngày. 

Để đảm bảo luôn có sổ kế hoạch bên mình, bạn hãy xác định một chỗ cố định ở nơi làm việc và một chỗ ở nhà để giữ sổ kế hoạch hàng ngày. Đừng bao giờ để sổ ở bất cứ chỗ nào khác: tính nhất quán là chìa khóa để phát triển thói quen này.
  • Những chỗ thích hợp nhất để giữ sổ kế hoạch ở nhà là bên cạnh điện thoại bàn, trong túi đi làm hoặc cặp đựng tài liệu hoặc bên cạnh điện thoại di động và chìa khóa xe.
  • Những chỗ thích hợp nhất để giữ sổ kế hoạch ở nơi làm việc là trên bàn làm việc, ngăn kéo giữa của bàn làm việc, bên cạnh điện thoại làm việc hoặc trong cặp tài liệu.

2.4. Ghi lời nhắc để tập thói quen đem theo sổ kế hoạch hàng ngày đến chỗ làm và từ chỗ làm về nhà

Khi mới bắt đầu làm quen với việc sử dụng sổ kế hoạch, bạn có thể quên đem theo đến chỗ làm và từ chỗ làm về nhà. Để tránh điều này, bạn hãy viết những ghi chú để những nơi dễ thấy ở chỗ làm và ở nhà. 

Các nghiên cứu cho thấy những mảnh giấy ghi chú là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để khuyến khích một hành vi cụ thể. Áp dụng phương pháp này bằng cách dán những mảnh giấy ghi “Bạn có nhớ sổ kế hoạch hàng ngày không?” vào những nơi chắc chắn nhìn thấy. Những nơi này là:
  • Laptop của bạn
  • Trên mặt bàn làm việc
  • Bên cạnh điện thoại
  • Trên cửa ra vào
  • Trên bàn ăn
  • Trên gương phòng tắm
  • Bạn có thể bỏ đi những ghi chú này sau khi đã phát triển được thói quen đem theo sổ kế hoạch hàng ngày đến chỗ làm và về nhà.

2.5. Chuyển các thông tin vào sổ kế hoạch 

Khi mới mua sổ kế hoạch, bạn sẽ phải đưa vào rất nhiều thông tin. Bạn có thể có các cuộc hẹn đã lên lịch trước đó, các nhiệm vụ đang thực hiện và những thông tin ngẫu nhiên xung quanh. 

Dành ra một hoặc hai tiếng để viết lại tất cả những thông tin rời rạc này vào sổ kế hoạch hàng ngày. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện việc nhập thông tin đúng cách. Nó cũng sẽ cho phép bạn lập kế hoạch thời gian hiệu quả hơn. Những điều cần ghi vào sổ kế hoạch bao gồm:
  • Thông tin liên lạc quan trọng với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và khách hàng
  • Các cuộc họp
  • Lịch học
  • Hạn cuối cho các dự án ở trường hoặc chỗ làm
  • Lịch thay đổi ca làm việc (nếu công việc của bạn không theo lịch trình cố định)
  • Các cuộc hẹn khám sức khỏe và khám răng
  • Sinh nhật của những người thân yêu
  • Các sự kiện đặc biệt trong công việc
  • Các sự kiện cá nhân đặc biệt
  • Các ngày quan trọng cho sở thích hoặc các hoạt động ngoại khóa 

2.6. Xem lại sổ kế hoạch hàng ngày của bạn mỗi sáng

Vào mỗi buổi sáng trước khi đi làm, bạn hãy kiểm tra lại các cuộc hẹn, cuộc họp và nhiệm vụ sắp tới. Dành một phút để suy nghĩ xem liệu có các nhiệm vụ nào cần phải thêm vào lịch trình hoặc có nhiệm vụ nào cần xóa bỏ. Dùng thời gian này để lập kế hoạch trong ngày sao cho có thể quản lý thời gian một cách khéo léo khi bạn đã đến nơi làm việc.

2.7. Xem sổ kế hoạch hàng ngày vào mỗi buổi chiều. Trước khi rời công sở, kiểm tra lại sổ kế hoạch lần nữa.

Đảm bảo là bạn đã hoàn thành mọi việc được đặt ra trong ngày hôm đó. Suy nghĩ xem liệu có những mục nào mới cần phải đưa vào sổ kế hoạch cho ngày mai hoặc tuần kế tiếp. Luôn cập nhật kế hoạch trước khi rời khỏi nơi làm việc để đảm bảo rằng bạn có thể theo sát các trách nhiệm của mình.



2.8. Dùng sự củng cố tích cực để giữ động lực

Nghĩ về sổ kế hoạch hàng ngày của bạn như một điều tích cực thay vì là một cái gì đó gây chán nản hay cản trở. Dùng sổ kế hoạch như một phương tiện để tự thưởng cho mình vì đã hoàn thành nhiệm vụ. 

Chẳng mấy chốc bạn sẽ nhắm đến việc hoàn thành nhiệm vụ chỉ vì cảm giác khoan khoái khi gạch bỏ các mục khỏi danh sách những việc cần làm. Để tiếp sức cho bản thân, bạn nên:
  • Gạch hết mọi việc đã hoàn thành và các cuộc hẹn đã thực hiện xong. Mỗi khi cảm thấy nản lòng, bạn hãy nhìn vào tất cả những việc bạn đã gạch đi và tự hào vì những gì mình đã làm được.
  • Tự thưởng cho mình vì đã hoàn thành một số nhiệm vụ nào đó. Điều này sẽ thúc đẩy động lực việc dùng sổ kế hoạch hàng ngày một cách thích đáng cũng như hoàn thành các nhiệm vụ.
  • Làm một việc yêu thích khi xem sổ kế hoạch hàng ngày. Cố gắng đừng nghĩ về thời gian xem kế hoạch như một bổn phận. Thay vì vậy, hãy coi nó là một công cụ hữu ích. Để liên hệ sổ kế hoạch hàng ngày của bạn với cảm giác tích cực thay vì tiêu cực, bạn thử làm điều gì đó thú vị mỗi buổi sáng và buổi chiều khi xem sổ. 
  • Thưởng cho mình một thứ thật đặc biệt sau mỗi tuần sử dụng hiệu quả sổ kế hoạch. Khi vẫn còn trong giai đoạn đầu làm quen việc sử dụng sổ kế hoạch, có thể bạn cần cho mình thêm động lực, giúp bạn đem sổ kế hoạch theo mình và cập nhật mỗi ngày. Trong vài tuần, bạn sẽ quen với việc sử dụng sổ kế hoạch vào mọi lúc.
  • Viết những điều tích cực song song với các trách nhiệm quan trọng trong sổ kế hoạch. Bằng cách dùng sổ kế hoạch hàng ngày để tự nhắc mình về những hoạt động yêu thích cũng như những hoạt động không thích thú gì mấy, bạn có thể theo được thói quen mới của mình.

2.9. Tiếp tục cập nhật sổ kế hoạch hàng ngày nếu cần thiết

Trong thời gian kiểm tra sổ mỗi sáng và chiều, bạn nên nhập vào mọi việc cần làm mới, các cuộc hẹn, cuộc họp và thời hạn cuối. Bạn cũng có thể cập nhật sổ kế hoạch khi phát sinh nhiệm vụ mới. 

Việc duy trì cập nhật sổ kế hoạch sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và đồng thời tránh khỏi cảm giác chìm ngập. Khi viết ra một nhiệm vụ, bạn sẽ không còn phải giữ trong đầu, do đó ngăn được cảm giác phiền hà và nghi ngại khủng khiếp.
  • Nếu cảm thấy quá tải, bạn hãy chuyển một số mục sang phần “tồn đọng” có thể làm từ từ. Đừng khiến mình nản chí khi nhìn chằm chằm vào các nhiệm vụ không bao giờ hoàn thành được trong một ngày làm việc bình thường.

2.10. Hãy kiên nhẫn

Đôi khi phải cần hai tháng hoặc hơn để thói quen trở nên hoàn toàn tự động. Cho đến lúc thói quen đã hình thành, có thể bạn trải qua những lần sơ xuất bỏ sổ kế hoạch ở nhà hoặc quên không ghi các cuộc hẹn. Hãy kiên nhẫn và tha thứ cho mình. 

Đừng quên rằng cần phải có thời gian để hình thành nên thói quen và những lần thi thoảng sơ xuất sẽ không ảnh hưởng đến khả năng phát triển thói quen mới của bạn.

Lời khuyên

  • Đừng nghĩ sổ kế hoạch như một nhiệm vụ mà hãy coi đó là một lợi thế. Bạn sẽ có trách nhiệm hơn với cuộc sống, với sổ kế hoạch hàng ngày và chỉ vài phút cũng có thể tiết kiệm cho bạn nhiều giờ đồng hồ về lâu dài.
  • Chìa khóa để phát triển một thói quen mới là sự kiên định song hành với sự củng cố tích cực. Bám vào lịch trình, tập trung vào mọi điều tích cực mà sổ kế hoạch đem đến trong cuộc đời bạn Hãy tự thưởng cho mình khi cần thiết để giữ động lực.
  • Đảm bảo rằng quyển sổ kế hoạch mà bạn mua phải phù hợp với lịch trình và đúng sở thích của bạn. Sổ phải có đủ các phần cần thiết để tổ chức tốt cuộc sống của bạn.


Đối với nhiều người, việc sử dụng sổ tay kế hoạch cá nhân thật khó khăn khi mới bắt đầu thói quen sử dụng, cập nhật và mang theo sổ kế hoạch hàng ngày. Tuy nhiên, với sản phẩm sổ tay thông thái E-smart Notebook có thiết kế nhỏ gọn, tích hợp nhiều tính năng hiện đại sẽ thay bạn quản lý công việc hàng ngày 1 cách hiệu quả.

Sổ tay thông thái E-smart Notebook được yêu thích bởi sự cá nhân hóa theo thói quen và sở thích của từng người. Sản phẩm được thiết kế phù hợp với mục đích viết lách, quản lý công việc, quản lý thời gian, quản lý tài chính, qua đó mang lại trải nghiệm ấn tượng hơn hẳn so với các dòng sổ tay thông thường khác.

Để liên hệ mua hàng các bạn có thể đặt hàng trực tiếp trên website, Fanpage chính thức của chúng tôi hoặc gọi tới hotline 0886 616 404 để được tư vấn tận tình nhất.

Tìm hiểu thêm sản phẩm Sổ tay thông thái tại
Đia chỉ: 103/23 Nguyễn Hồng Đào, P.14, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Hotline: 0886 616 404 - 083 777 2929
Gmail: tinphatloc@gmail.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sổ tay thông thái E-smart Notebook - Thành công của bạn, thành công của chúng tôi.

Cách ghi chép sổ tay theo mục đích sử dụng

Tìm hiểu 6 cuốn sổ tay giúp cuộc đời của bạn trở nên tốt hơn