Cùng tìm hiểu nguyên tắc phân loại công việc của cựu Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower

Bạn có biết, việc kết hợp những việc quan trọng với những việc đơn giản là điều quan trọng trong quản lý thời gian và quản lý công việc hiệu quả. Và điều này được cựu tổng thống Mỹ - Dwight Eisenhower nhận ra và cho ra đời nguyên tắc Khẩn cấp/ Quan trọng

Cùng chúng tôi đi tìm hiểu để xem nguyên tắc phân loại công việc này có gì hữu ích nhé!


Nguyên tắc quan trọng của Eisenhower là gì?

Đây là một phương pháp giúp giải mã những nhiệm vụ nào được xếp loại khẩn cấp, được ưu tiên giải quyết hơn bất cứ nhiệm vụ nào khác. Bất cứ ai cũng có thể sử dụng các nguyên tắc này để tổ chức và sắp xếp công việc cho tốt hơn.

Hơn nữa, kỹ năng này đặc biệt hữu ích với những bạn bận rộn, dù đã làm việc rất chăm chỉ mà kết quả đạt được vẫn không theo ý muốn.

Nguyên tắc Khẩn cấp/Quan trọng của Eisenhower phân công việc thành 4 mức độ ưu tiên:

4 mức độ ưu tiên khi phân loại công việc. 
 Bốn mức độ ưu tiên cho nhiệm vụ này được sử dụng để phân bổ những nhiệm vụ cần phải được giải quyết đầu tiên và những nhiệm vụ nào có thể để lại để giải quyết sau cùng. Bằng cách xác định rõ tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ nào đó sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề công việc hiệu quả hơn.

1. Quan trọng và Khẩn cấp

Việc quan trọng và khẩn cấp là những việc thuộc ưu tiên hàng đầu mà bạn phải làm ngay. Có 2 dạng cho trường hợp này:

+ Xảy ra không đoán trước được


Vd: Một cuộc họp bất ngờ, một công việc nào đó phát sinh thêm,...

+ Do trì hoãn, không có sự chuẩn bị

Vd: Ôn bài sát ngày thi, soạn power point thuyết trình, soạn nội dung bài học,.. Trường hợp những công việc nào thuộc loại 2 bạn có thể chuyển qua công việc thuộc loại 2, nhưng đừng nên trì hoãn. Còn với những việc thuộc loại 1, bạn cần lên kế hoạch để giải quyết và dành từ 15-20% quỹ thời gian để hoàn thành.

2. Quan trọng nhưng Không khẩn cấp

Đây là những việc quan trọng và thiết yếu, cần nhiều thời gian để hoàn thành, tích lũy những giá trị mong muốn.

Vd: Những hoạt động, công việc liên quan đến phát triển cá nhân, xây dựng mối quan hệ, hoàn thành mục tiêu nghề nghiệp lâu dài,...

Nếu đang làm những công việc loại 2 nhưng có công việc loại 1 thì hãy hoàn thành việc loại 1. Sau đó là hoàn thành tiếp việc loại 2, đừng để những công việc phải chuyển qua ngày hôm sau.

Những việc loại 2 này bạn cần đầu tư 55-60% quỹ thời gian để hoàn thành vì nếu phân loại không hợp lý chúng sẽ trở nên cấp bách, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng

Đây là những việc hầu như không giúp bạn tiến gần mục tiêu , chẳng có giá trị nhưng lại mang tính khẩn cấp và cần khá nhiều thời gian để hoàn thành.

Vd: Một người đồng nghiệp nhờ giúp đỡ, cấp trên giao cho bạn một công việc không phải trách nhiệm của bạn, trả lời email,..

Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt và nên dành 10-15% quỹ thời gian để hoàn thành.

4. Không khẩn cấp và không quan trọng

Đây là những công việc làm gây tốn thời gian của bạn như lướt mạng xã hội, xem phim, shopping, ăn uống, giải trí,...

Vì gây tốn thời gian mà chỉ mang mục đích giải trí nên bạn cần phải phân bổ thời gian hợp lý như là dành khoảng 5% quỹ thời gian cho những công việc loại 4 này. 

Lưu ý là hãy ưu tiên hoàn thành nhiệm vụ quan trọng của bạn trước, nếu còn thời gian hãy dành cho những hoạt động giải trí khác. Nếu không, bạn đang trì hoãn, và điều đó sẽ ảnh hưởng đến tất cả những ưu tiên khác.

Kết luận

Vậy là nguyên tắc này của Dwight Eisenhower đã giúp các bạn phân loại công việc và phân bổ thời gian cho từng loại công việc đó. Hãy áp dụng ngay nguyên tắc này để phân loại công việc, lên kế hoạch và quản lý thời gian của bạn nhé. Ngoài ra nguyên tắc này cũng giúp bạn tạo dựng nền tảng những thói quen làm việc lành mạnh đấy!

Thật tuyệt vời khi kết hợp nguyên tắc hữu ích của Dwight Eisenhower với cuốn sổ tay kế hoạch công việc để gia tăng hiệu quả công việc hơn.

Số tay kế hoạch công việc. 
Sổ tay thông thái E-smart Notebook là quyển sổ tay thông minh, dùng để ghi chép lại các mục tiêu hàng ngày, hàng tháng & hàng năm. Các kế hoạch mà bạn sẽ triển khai để đạt được mục đích cuối cùng. Về cơ bản, bạn ghi ra những điều mình muốn.

Ưu điểm của cuốn sổ tay thông minh này là giúp bạn tập trung hoàn thành mục tiêu giám sát chính bản thân mình.

Được thiết kế với số lượng trang lên đến 448, sử dụng liên tục trong 1 năm, sổ tay E-smart Notebook được thiết kế gồm 6 phần tương ứng 6 mảnh ghép quan trọng trong cuộc sống của bạn.

Phần 1: Thiết lập mục tiêu cuộc đời
Phần 2: Kế hoạch cho năm, tháng, tuần
Phần 3: Quản lý mối quan hệ
Phần 4: Quản lý tài chính & Quản lý đầu tư
Phần 5: Quản lý thời gian, công việc
Phần 6: Ứng dụng phong thủy, cát nhật mỗi ngày

Với thiết kế nhỏ gọn, tiện lợi, trong việc ghi chú và xem thông tin, chắc chắn cuốn sổ tay thông thái E-smart Notebook sẽ là người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn suốt năm. 
Tìm hiểu thêm sản phẩm Sổ tay thông thái tại
Đia chỉ: 103/23 Nguyễn Hồng Đào, P.14, Q.Tân Bình, Tp.HCM
Hotline: 0886616404 - 083 777 2929
Gmail: tinphatloc@gmail.com
Website: sotaythongthai.vn 

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Sổ tay thông thái E-smart Notebook - Thành công của bạn, thành công của chúng tôi.

Cách ghi chép sổ tay theo mục đích sử dụng

Tìm hiểu 6 cuốn sổ tay giúp cuộc đời của bạn trở nên tốt hơn